Guia PipeON 3 de 8: funil, negócios e o Pipeline

Série Guia PipeON · parte 3 de 8 · começar pelo guia 1

Terceiro guia da série. Os anteriores: primeiros passos e contatos e empresas.

Aqui entra o coração do CRM: o funil, a negociação e a tela onde o vendedor passa o dia.

Antes: o que é um funil de vendas

Funil de vendas é o nome dado à sequência de etapas pelas quais um cliente passa entre o primeiro contato e a compra. Chama-se funil porque entram muitos no começo e saem poucos no fim — a forma lembra um funil de cozinha.

Um exemplo comum: Contato recebido → Qualificado → Proposta enviada → Negociação → Fechado.

Serve para duas coisas. Primeiro, saber em que pé está cada cliente sem ter que perguntar. Segundo, descobrir onde vocês travam: se muita gente entra na etapa "Proposta enviada" e pouca gente sai dela, o problema está na proposta, não na captação.

Funis

Em Cadastros → Funis você define os seus. O PipeON já criou um padrão no seu primeiro acesso — edite as etapas dele antes de sair criando outros.

No cadastro do funil:

• Nome do funil — as etapas são configuradas depois de salvar, numa aba chamada Estágios. Salve primeiro, monte as etapas depois.
• Funil padrão — novas negociações entram nele automaticamente, quando ninguém escolhe outro.
• Auto-arquivar após (dias) — negociações já ganhas ou perdidas que estejam paradas por esse número de dias somem da tela sozinhas, sem serem apagadas. Deixe vazio para nunca arquivar. Isso mantém o quadro limpo sem você precisar fazer faxina manual.

Vale ter mais de um funil quando os passos são realmente diferentes entre si — venda nova e renovação de contrato, por exemplo, que não têm nada a ver uma com a outra. Não vale criar um funil por vendedor: para separar por pessoa existe o filtro.

Como desenhar as etapas

Uma regra que economiza retrabalho: etapa tem que ser um fato observável, não um sentimento. "Proposta enviada" é etapa, porque ou você enviou ou não enviou. "Cliente interessado" não é, porque cada vendedor mede interesse de um jeito.

Cinco a sete etapas costumam bastar. Mais que isso e ninguém atualiza.

E atenção: ganho e perda não são etapas do funil. São botões separados, e é assim que o PipeON trata. Isso existe para os relatórios conseguirem separar "onde a negociação estava quando foi perdida" de "o fato de ter sido perdida".

O Negócio

Negócio é o nome que o PipeON dá a uma negociação: uma oportunidade de venda ligada a um contato. Em outros sistemas isso às vezes se chama "oportunidade" ou "lead".

Você cria em Vendas → Negócios ou direto no quadro do Pipeline. Os campos:

• Cliente — dá para criar o contato ali mesmo, sem trocar de tela, se ele ainda não existir.
• Título — opcional. Deixando vazio, o PipeON monta um sozinho no formato "Cliente · Produto principal".
• Funil e Estágio — as etapas listadas mudam conforme o funil escolhido.
• Valor — quanto vale essa negociação.
• Vendedor — quem é responsável por ela.
• Origem — de onde esse cliente veio: Site, WhatsApp, Instagram, Facebook, Anúncios, Indicação, Manual, Integração, Prospecção ativa, Cliente ativo ou Campanha. Preencha sempre. É esse campo que faz os relatórios de origem funcionarem, e sem ele você nunca vai saber qual canal vale o investimento.
• Score — uma nota de 0 a 100 calculada automaticamente conforme as interações do cliente (respondeu rápido, abriu a proposta, voltou a conversar). Quanto maior, mais quente está a negociação. Você não digita esse número.
• Notas — contexto e próximo passo.

O Pipeline

Vendas → Pipeline é o quadro visual das negociações. O formato se chama kanban: cada etapa do funil vira uma coluna, e cada negociação vira um cartão dentro da coluna. No topo de cada coluna aparece o total em reais daquela etapa.

Para mover uma negociação de etapa, arraste o cartão de uma coluna para outra. É essa a graça: você bate o olho e entende a situação inteira do comercial em cinco segundos.

No topo da tela, o botão Filtros deixa recortar a visão por funil, por vendedores, por origens e por "somente sem vendedor". Esse último é o atalho para encontrar cliente abandonado — negociação que entrou e ninguém pegou.

O que dá para fazer direto no cartão

• Abrir chat — vai direto para a conversa de WhatsApp daquele cliente, sem procurar na lista de conversas.
• Marcar ganho ou Marcar perdido — ao marcar como perdido, o PipeON pede o motivo (falaremos disso logo abaixo).
• Arquivar e Desarquivar — tira da tela sem apagar.
• Adicionar nota ao cliente sem sair dali.

Itens da negociação

Dentro de cada negociação existe uma aba para os itens: produto ou serviço, quantidade, preço unitário e desconto. O valor total da negociação passa a ser a soma dos itens.

Se o item tiver ciclo de recompra configurado (guia 2), o PipeON agenda a próxima oferta automaticamente depois que a venda for fechada.

Proposta em PDF

Com os itens preenchidos, o botão Gerar proposta monta um PDF com o logo e os dados da sua empresa, a lista de itens, o valor e as condições. A partir dele você pode:

• Baixar o PDF para o computador.
• Enviar ao cliente via WhatsApp direto da tela, sem baixar e reenviar.
• Compartilhar a página de aprovação — um endereço na internet onde o próprio cliente clica para aceitar a proposta. Ele não precisa imprimir, assinar e digitalizar nada, e você fica sabendo na hora que ele aceitou.

Parcelas

Venda fechada, a aba de parcelas gera o parcelamento: você informa a data do primeiro vencimento e o número de parcelas, e o PipeON cria todas de uma vez, com as datas certas.

Essas parcelas aparecem depois em Vendas → Pagamentos, com o status de cada uma, para o financeiro acompanhar.

Motivos de perda

Em Configurações → Motivos de perda você cadastra a lista que aparece quando alguém marca uma negociação como perdida.

Mantenha essa lista curta e específica: "preço", "prazo de entrega", "escolheu concorrente", "sumiu", "não era quem decide". Lista longa vira ruído e todo mundo acaba escolhendo o primeiro item da lista, o que estraga o dado.

É essa lista que alimenta o relatório de Motivos de Perda, no guia 8 — provavelmente o relatório que mais muda a forma de vender, quando é preenchido com honestidade.

Rodízio: quem recebe o cliente que chega sozinho

Cliente que entra por formulário do site, por campanha de anúncio ou mandando mensagem no WhatsApp não tem dono. Se ninguém for designado, ele fica parado — e cliente parado esfria em horas.

O rodízio resolve isso: é a regra de distribuição automática entre os vendedores. Configure em Configurações → Rodízios:

• Critério — por ordem distribui em revezamento, um para cada, em fila. Por carga entrega para quem está com menos negociações em aberto no momento.
• Participantes e peso — o peso multiplica a chance de receber. Peso 2 recebe o dobro de peso 1. Serve, por exemplo, para um vendedor novo entrar recebendo menos enquanto aprende.
• Devolver ao rodízio após (min) — se o vendedor não pegar a negociação nesse tempo, ela volta para a fila e vai para o próximo. Em branco, nunca devolve. Esse campo é o que impede um cliente de ficar esquecido na mão de quem está de folga.
• Exigir aceite do vendedor — a negociação entra no funil dele marcada como "aguardando aceite". Responder o cliente também conta como aceite, então o vendedor não precisa clicar em nada se já foi atender.

Depois de criado, o rodízio é apontado nas conexões de WhatsApp, nos formulários e nas campanhas — cada um desses indica qual rodízio usar.

Cuidado ao desligar: um rodízio inativo para de distribuir, e tudo que aponta para ele fica sem distribuição. Os clientes continuam entrando, só que sem dono.

Funil montado. Agora, a tela onde o vendedor realmente passa o dia.

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