Guia PipeON 1 de 8: primeiros passos e conexão do WhatsApp

Série Guia PipeON · parte 1 de 8

Este é o primeiro de oito guias que percorrem o PipeON do começo ao uso avançado. A proposta é simples: ao final da série, você vai saber usar cada tela que importa, na mesma ordem em que ela aparece no seu dia a dia.

Escrevemos pensando em quem nunca usou um sistema desses. Sempre que aparecer um termo técnico, ele vem explicado antes de ser usado.

Antes de começar: o que é um CRM

CRM é a sigla em inglês para "gestão do relacionamento com o cliente". Na prática, é um sistema onde ficam guardados, num lugar só: quem são seus clientes, o que você já conversou com cada um, em que pé está cada negociação e o que precisa ser feito a seguir.

Sem CRM, essa informação fica espalhada: o contato está no celular de um vendedor, a conversa no WhatsApp dele, o valor da proposta numa planilha e o combinado de ligar na quinta-feira, na cabeça de alguém. Quando essa pessoa sai de férias, a informação some junto.

O que o PipeON tem de diferente

A maioria dos CRMs conversa com o WhatsApp "por fora": você atende no celular e depois copia o que aconteceu para o sistema. No PipeON, a conversa acontece dentro do próprio sistema, na mesma tela em que estão o histórico do cliente e a negociação em aberto. Não existe copiar e colar.

Em cima disso, o PipeON tem inteligência artificial nativa — ou seja, já embutida no produto, não um complemento comprado à parte. Ela pode atender, qualificar clientes e executar tarefas, mas só faz o que você autorizar. Isso é o assunto do guia 7, e é melhor deixar para depois: ligar a inteligência artificial antes de organizar o básico só acelera a bagunça.

Passo 1 — Criar sua área de trabalho

Ao entrar pela primeira vez, o PipeON pede o nome da sua empresa, numa tela chamada Registrar Empresa.

O que você está criando ali é o que chamamos de workspace — em português, área de trabalho. É o espaço fechado da sua empresa dentro do PipeON. Tudo que você criar daqui em diante (contatos, negociações, conversas, usuários) fica dentro dele e não se mistura com o de nenhuma outra empresa. Se você tem duas empresas diferentes, pode ter duas áreas de trabalho separadas com o mesmo login.

Junto com a área de trabalho, o PipeON já cria automaticamente:

• Um funil de vendas padrão, com etapas prontas, que você ajusta depois.

• Dois perfis de acesso: Administrador e Vendedor.

• As configurações iniciais do sistema.

Ou seja, você não começa com a tela em branco.

Passo 2 — Preencher o Perfil da Empresa

Clique no nome da sua empresa, no topo da tela, e escolha Perfil da Empresa. Vale gastar cinco minutos aqui, porque várias telas mais adiante dependem do que você preencher agora.

Logo e nome

O logo que você enviar aqui é o mesmo que vai aparecer nas propostas em PDF que você vai gerar no guia 3. Envie uma imagem com boa qualidade.

Tipo de operação

Aqui você escolhe entre três opções, e isso muda o que aparece nas telas de cadastro:

• B2C — sigla em inglês para "empresa vende para consumidor final". Ou seja, seu cliente é uma pessoa física. Escolhendo isso, o PipeON esconde todos os campos ligados a empresa e o sistema fica mais limpo.

• B2B — "empresa vende para empresa". Seu cliente é uma empresa, e dentro dela você fala com pessoas específicas. Escolhendo isso, libera o cadastro de Empresas.

• Ambos — você atende os dois casos.

Na dúvida, escolha ambos. Dá para mudar depois.

Endereço

Digite só o CEP e clique fora do campo. Rua, bairro, cidade e estado se preenchem sozinhos, porque o PipeON consulta a base dos Correios na hora.

Funcionamento

Ligue os dias da semana em que vocês atendem e informe o horário de abertura e de fechamento de cada um. Isso não é decoração: a inteligência artificial consulta esse horário antes de responder alguém, e as sequências automáticas de mensagem (guia 6) respeitam essa janela. Sem preencher, o sistema não tem como saber que às 23h ninguém deveria estar mandando mensagem.

Durações padrão de tarefas

Quantos minutos costuma durar uma ligação sua? E uma visita? E uma reunião? Preenchendo esses números, quando alguém marcar o horário de início de uma tarefa, o horário de término é calculado sozinho. É uma economia pequena que aparece cinquenta vezes por semana.

Passo 3 — Chamar o time

Ainda dentro do Perfil da Empresa, role até a seção Equipe. Ali está a lista de quem tem acesso e é onde você adiciona gente nova.

Cada pessoa entra com um papel — que é o conjunto de coisas que ela pode ver e fazer no sistema. Vêm dois prontos:

• Administrador — enxerga e mexe em tudo, sem restrição.

• Vendedor — acessa a agenda, as conversas, o quadro de negociações, o assistente Piper, e os cadastros de contato, empresa, produto e tarefa. Pode ver, criar e editar. Não pode excluir nada, de propósito: exclusão acidental é o tipo de erro que não tem volta.

Se esses dois não bastarem, em Configurações → Permissões você cria outros papéis e marca permissão por permissão, uma a uma.

Um detalhe importante: os papéis valem por área de trabalho. A mesma pessoa pode ser administradora em uma empresa sua e vendedora em outra, com o mesmo login.

Logo abaixo, a seção Plano & uso mostra qual plano você contratou e quanto de cada limite já foi consumido no mês.

Passo 4 — Conectar o WhatsApp

Essa é a parte que muda o jogo, e é onde a maioria das pessoas trava. Vamos com calma.

Vá em Configurações → Conexões WhatsApp e clique para criar uma nova conexão.

Cada conexão representa um número de WhatsApp. Você pode ter vários: um "Comercial", um "Suporte", um "Pós-venda", cada um sendo um número diferente, todos dentro da mesma área de trabalho e com as conversas separadas.

Os campos do cadastro

• Nome — como esse número aparece internamente para a sua equipe. Exemplo: "Comercial". O cliente não vê esse nome.

• Provedor — é a tecnologia usada para conectar o número. Há duas famílias:

  • As opções Evolution e WAHA conectam lendo um QR Code, exatamente como você faz para usar o WhatsApp no computador. É o caminho mais rápido e não exige aprovação de ninguém.

  • A opção oficial da Meta conecta pela conta WhatsApp Business oficial. Exige um cadastro junto à Meta (empresa dona do WhatsApp), leva mais tempo para liberar, mas é o caminho aprovado oficialmente e permite envio de modelos de mensagem aprovados.

• Número de telefone — com código do país e DDD.

Lendo o QR Code

QR Code é aquele quadradinho preto e branco que a câmera do celular lê. Depois de salvar a conexão, clique em Conectar e ele aparece na tela. Então:

1. Abra o WhatsApp no celular que tem esse número.

2. Vá no menu e escolha Aparelhos conectados.

3. Toque em conectar um aparelho e aponte a câmera para o quadradinho na tela do computador.

Quando o status mudar para conectado, as conversas desse número começam a aparecer na tela de Conversas do PipeON. O celular precisa continuar ligado e com internet, igual acontece com o WhatsApp Web.

Atenção a um detalhe: uma conexão que já está ativa não permite trocar de provedor. Se você precisar mudar, crie uma conexão nova e conecte o número nela.

As opções que vale conferir agora

No mesmo cadastro há várias chaves de liga-desliga. As que importam no primeiro dia:

• Ativo — conexão desligada some das telas de envio. Serve para aposentar um número sem apagar o histórico.

• Ativar IA — liga o atendimento automático nesse número. Deixe desligado por enquanto. Só faz sentido depois que você tiver montado um agente, no guia 7.

• Exibir nome do atendente — coloca o nome de quem enviou como primeira linha, em negrito, nas mensagens escritas por pessoas. Quando várias pessoas atendem pelo mesmo número, isso evita a sensação de estar falando com um robô sem rosto.

• Instância multiusuário — "instância" aqui é só outro nome para essa conexão. Ligando, vários atendentes passam a dividir o mesmo número, com setor e transferência de conversa. Explicado em detalhe no guia 4.

• Instância privada — as conversas desse número ficam visíveis apenas para os usuários que você listar. Nem o administrador vê. Serve para o caso em que um vendedor usa o número pessoal dele no trabalho.

O mapa do menu

Para você se localizar no resto da série, é assim que o menu lateral está organizado:

• Meu Painel / Painel do Gestor / Decisões — o que fazer hoje.

• Atendimento — as Conversas de WhatsApp e o assistente Piper.

• Vendas — Negócios, Pipeline (o quadro visual), Tarefas, Metas, Comissões e Pagamentos.

• Marketing — Campanhas, Cadências, Formulários, QR Codes e Templates de mensagem.

• Cadastros — Contatos, Empresas, Funis e Produtos.

• IA & Automação — Agentes de inteligência artificial, Automações, Fluxos, Webhooks e Tokens de API.

• Relatórios — nove relatórios prontos, mais um construtor para você montar o seu.

• Configurações — conexões de WhatsApp, setores, rodízios, campos personalizados, permissões.

• Agenda — o calendário do time.

Área de trabalho criada e WhatsApp conectado. O próximo passo é encher isso de gente.

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