Guia PipeON 2 de 8: contatos, empresas e produtos

Série Guia PipeON · parte 2 de 8 · começar pelo guia 1

Segundo guia da série. O primeiro está aqui, caso você tenha caído direto nesta página.

Cadastro mal feito não parece um problema no primeiro mês. Ele aparece no terceiro, quando o mesmo cliente está em três fichas diferentes e ninguém sabe qual delas tem o histórico certo. Este guia é sobre não chegar lá.

Contatos

Em Cadastros → Contatos fica a ficha de cada pessoa com quem você fala. O formulário é dividido em abas, para não virar uma tela gigante.

Aba Contato

Os dados principais: foto, nome, e-mail, documento (CPF ou CNPJ), data de nascimento e telefone.

O campo de telefone tem uma particularidade útil: o código do país fica num seletor à parte, com a bandeira. Você escolhe o país e digita apenas o DDD e o número. Isso vale para qualquer país, não só para o Brasil — se você atende alguém em Portugal ou nos Estados Unidos, o número é guardado corretamente e as mensagens chegam.

Logo abaixo existe Telefones adicionais. Serve para os outros números da mesma pessoa: o fixo do escritório, o celular antigo, o número da secretária. Guardar tudo na mesma ficha é o que evita a duplicata mais adiante.

Se a sua área de trabalho estiver configurada como B2B ou ambos (você escolheu isso no guia 1), aparecem também os campos Empresa e Cargo na empresa. Dá para criar a empresa ali mesmo, sem sair do cadastro do contato.

Aba Endereço

Mesmo comportamento do perfil da empresa: digite o CEP, clique fora do campo, e rua, bairro, cidade e estado se preenchem sozinhos.

Aba Notas

Anotações livres, uma embaixo da outra, cada uma com a data em que foi escrita. É o lugar para registrar aquilo que não cabe em campo nenhum: "prefere ser chamado à tarde", "é irmão do cliente Fulano", "reclamou do prazo em janeiro".

Esse é o campo que salva o atendimento quando outra pessoa assume o cliente.

Aba Preferências

• Estágio — em que ponto do relacionamento essa pessoa está: Contato (você só conhece), Oportunidade (existe uma negociação em aberto), Cliente (já comprou) ou Perdido. O sistema atualiza isso sozinho conforme as negociações daquela pessoa andam. Você só mexe se quiser corrigir alguma coisa.

• Bot ativo — "bot" é o apelido do atendimento automático. Com essa chave ligada, a inteligência artificial responde automaticamente essa pessoa. Desligue para um cliente específico que você faz questão de atender pessoalmente.

• Cliente recorrente — marca quem já comprou antes de você.

Aba Personalizado

Aqui aparecem os campos que você mesmo criou. É o próximo assunto.

Empresas

Se você vende para empresas, Cadastros → Empresas guarda razão social, CNPJ, telefone, logo e endereço de cada uma.

Os contatos vinculados aparecem na ficha da empresa, cada um com seu cargo — o que resolve a situação clássica de "falo com o comprador, mas quem decide é o diretor". Os dois estão ali, com o papel de cada um visível.

Quando um contato muda de empresa, as negociações dele acompanham a mudança automaticamente.

Se a sua área de trabalho está configurada como B2C, essa tela simplesmente não aparece. Nada de campo vazio no meio do caminho.

Campos personalizados

Nenhum sistema pronto adivinha o que o seu negócio precisa guardar. Uma imobiliária precisa registrar o bairro de interesse; uma clínica, o convênio; uma fábrica, o volume mensal.

Em Configurações → Campos personalizados você cria os seus. Escolhe o nome do campo, o tipo (texto, número, data, lista de opções) e em qual cadastro ele deve aparecer. A partir daí ele passa a aparecer na aba Personalizado daquele cadastro.

E não fica só ali parado: campo personalizado pode ser usado como condição em automações (guia 7) e como coluna e filtro em relatórios (guia 8). Ou seja, vale pensar um pouco antes de criar, porque ele vira matéria-prima de análise.

Exemplos que costumam valer a pena: origem da indicação, número do contrato, tamanho da equipe do cliente, mês de renovação.

Contatos Duplicados

Mesmo com todo o cuidado, cliente duplicado acontece. A pessoa fala com você por dois números diferentes, depois preenche um formulário no site com o e-mail pessoal — e pronto, são duas fichas para a mesma pessoa.

Em Cadastros → Contatos → Duplicados o PipeON varre a base sozinho e agrupa quem tem o mesmo telefone ou o mesmo e-mail.

O agrupamento funciona em cadeia: se a ficha A e a ficha B têm o mesmo telefone, e a ficha B e a ficha C têm o mesmo e-mail, as três caem no mesmo grupo — mesmo que A e C não tenham nada em comum diretamente.

Em cada grupo, o sistema sugere qual ficha deve ser mantida (a mais completa) e você confirma ou escolhe outra. Ao unificar:

• Conversas, negociações, tarefas e notas das fichas descartadas migram para a ficha principal. Nenhum histórico se perde.

• O telefone da ficha descartada vira telefone adicional da principal. Nenhum número se perde também.

Vale abrir essa tela uma vez por mês. Leva dois minutos e evita o vendedor ligar para um cliente sem saber que outro colega falou com ele ontem.

Produtos

Em Cadastros → Produtos ficam os itens ou serviços que você vende, com o preço de cada um.

Não é obrigatório cadastrar para usar o CRM, mas fazer isso destrava três coisas:

• Adicionar itens dentro de uma negociação e ter o valor total calculado sozinho, sem calculadora.

• Gerar proposta em PDF já com a lista de itens formatada.

• Deixar a inteligência artificial conferir preço: se o atendimento automático citar um valor que não bate com o cadastro, a mensagem é barrada antes de sair. Isso está explicado no guia 7, mas depende de você ter cadastrado os produtos aqui.

Ciclo de recompra

Produto que o cliente volta a comprar de tempos em tempos — ração, filtro, manutenção, mensalidade — aceita um ciclo de recompra: a cada tantos dias ou meses.

Com esse campo preenchido, depois que a venda é fechada o PipeON agenda sozinho a próxima abordagem, na data certa, e cria a tarefa para o vendedor. É a diferença entre lembrar do cliente e depender de ele lembrar de você.

Base cadastral em pé. Agora dá para vender.

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